Vorsicht: Unangekündigte Kassenprüfung!

Die Kassen-Nachschau wurde vor kurzem eingeführt und bewirkt, dass das Finanzamt unangekündigt Ihre Kassenführung überprüfen kann.

Der Ablauf einer Kassen-Nachschau gliedert sich in der Regel in zwei Schritte:

  1. Einer oder mehrere Finanzbeamte betreten inkognito beispielsweise eine Gaststätte und verfolgen, ob der Gaststätteninhaber/-betreiber die Kassenführung korrekt oder eher kreativ handhabt.

Die Prüfer beobachten hierbei insbesondere:

  • Wird jeder Bezahl-Vorgang in der Kasse erfasst?
  • Wird die Kassenschublade nach jedem Zahlungsvorgang wieder geschlossen oder bleibt sie geöffnet?
  • Existiert neben der offiziellen Registrierkasse eine zweite (inoffizielle) Kasse?
  • Werden Rechnungs-Bons auch unaufgefordert ausgehändigt?

Sollten sich bei dieser Beobachtung Auffälligkeiten ereignen, so hat der Betreffende in Kürze mit einem offiziellen Besuch des Finanzamts zu rechnen. Dies gilt für Gaststätteninhaber/-betreiber, Einzelhändler, Friseur-, Bäckerei- sowie Metzgereibetriebe und auch für Taxibetreiber. Letztlich kommt jeder bargeldintensive Betrieb als Überprüfungsobjekt in Betracht.

  1. Nun folgt die eigentliche Kassen-Nachschau. Hier geben sich die Finanzbeamten dann auch als solche zu erkennen. Es besteht die Verpflichtung sich per Dienstausweis als Finanzbeamter auszuweisen (bitte genau prüfen, damit Sie nicht auf Betrüger reinfallen!). Die Kassen-Nachschau findet zu den normalen Öffnungszeiten des betreffenden Betriebes statt. Der Prüfer wird sodann die Herausgabe folgender (Kassen-)Unterlagen verlangen:
  • Verfahrensdokumentation
  • Bedienungsanleitung
  • Einrichtungs- und Programmierprotokoll

Diese Unterlagen sollten unbedingt im Bereich der Kasse aufbewahrt werden.

Können diese Unterlagen nicht vorgelegt werden, so liegt schon ein Mangel bei der Kassenführung vor.

Der Finanzbeamte wird das Kassenbuch überprüfen. Es wird kontrolliert, ob die Speicherung der Kassendaten auf SD-Karten erfolgt ist und wie die Datenerfassung in der Registrierkasse abläuft. Letztlich soll festgestellt werden, ob die Art und Weise der Datenerfassung in der Kasse einer ordnungsgemäßen Kassenführung entspricht. Die Kasse wird auch persönlich in Augenschein genommen und dahingehend getestet, ob Manipulationsmöglichkeiten bestehen oder gar genutzt werden. Der Prüfer kann verlangen, dass die Kassendaten auf seinem Rechner ausgelesen und sichtbar gemacht werden. Sollte dies Schwierigkeiten bereiten, so muss der Steuerpflichtige über seinen Kassenlieferanten dies auf eigene Kosten ermöglichen.

Weiter wird der sog. Kassensturz gemacht. Es wird der Bargeldbestand laut Registrierkasse mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld abgeglichen. Dies kann in einer Gaststätte mit mehreren „Kellnerportmonaies“ zu gravierenden Problemen führen.

Sollte es zu Auffälligkeiten kommen, wird der Finanzbeamte unmittelbar zur Betriebsprüfung übergehen.

Ohne Beanstandungen wird es keine Feststellungen geben und folglich auch keine Konsequenzen für den Steuerpflichtigen haben. Aus Sicherheitsgründen raten wir dringend dazu, den Finanzbeamten nicht unbeaufsichtigt zu lassen. Die Kassen-Nachschau wird zukünftig immer zahlreicher vom Finanzamt genutzt werden.

Seien Sie hierauf gefasst und gut vorbereitet!